Daugelis įmonių, nepriklausomai nuo nuosavybės formos, kasmet rengia viešas metinės veiklos rezultatų ataskaitas. Šie dokumentai yra informacijos šaltinis plačiajai visuomenei, tuo pačiu metu jie yra akivaizdus organizacijos efektyvumo ar neefektyvumo įrodymas.
Akcininkų susirinkimo sprendimas dėl būsimo įmonės likimo, viešas organizacijos veiklos vertinimas ir kt. Gali priklausyti nuo to, kaip gerai parengta metinė ataskaita. Kitaip tariant, metinį pranešimą rengiantis specialistas ar struktūrinis padalinys. turėtų žinoti, kad ne tik reputacija priklauso nuo galutinio dokumento kokybės, bet ir tolesnė įmonės plėtra.
Dažnai metinės ataskaitos rengimo užduotis tenka analitiniam skyriui ar kitam struktūriniam padaliniui, vykdančiam informacijos apie visos įmonės veiklą metiniu laikotarpiu rinkimo funkcijas.
Atsižvelgiant į organizacijos veiklos tipą ir auditorijos, kuriai skirti dokumentai, pobūdį, ataskaita gali būti palaikoma vidaus dokumentų ar viešos informacijos stiliumi, skirtu plačiam skaitytojų ratui. Bendrovės steigėjams ir akcininkams pateikiamose ataskaitose laikomasi vidinės dokumentacijos stiliaus. Šiuo atveju ataskaitoje daugiau dėmesio skiriama finansiniams rezultatams, ekonominiam efektyvumui ir rezultatams pasiekti pagrindinius plane išdėstytus tikslus.
Norint pateikti viešą ataskaitą, kuri, kaip taisyklė, skelbiama oficialioje svetainėje, kad visuomenė galėtų ją peržiūrėti, reikia išsamiau apibūdinti organizacijos veiklą, jos užduotis ir misiją. Daugeliui pateiktos informacijos reikia išsamaus paaiškinimo, kuriam rengiamas atskiras skyrius. Paprastai analitinės tarnybos rengia viešą ataskaitą, glaudžiai bendradarbiaudamos su viešųjų ryšių specialistais, kurie turi galimybę ištaisyti informaciją, atsižvelgdami į jos reikšmingumą.
Nepaisant tikslinės ataskaitos auditorijos pobūdžio, galutinis dokumentas yra aiškiai sugrupuotas į skyrius. Pirmame skyriuje paprastai pateikiamos užduotys, kurios buvo nustatytos prieš organizaciją, ir jų pasiekimo rezultatai. Toliau pateikiami metų finansiniai rezultatai ir gamybos rezultatai.
Paskutinis skyrius, kaip taisyklė, yra įmonės socialinė veikla. Paprastai ši informacija yra viešoje ataskaitoje, kurioje pateikiami įmonės socialiai orientuotos politikos rezultatai. Kaip medžiaga, įtraukiama į ataskaitą, imamasi informacijos apie organizacijos atstovų apdovanojimą už didelius nuopelnus socialinės paramos srityje, labdaringos veiklos rezultatus ir kt.
Reikėtų prisiminti, kad renkantis informaciją, kuri turi būti atspindėta ataskaitoje, būtina išsaugoti pateiktos informacijos objektyvumą. Šios taisyklės reikia laikytis, net jei įmonės veiklos rezultatai pagal tam tikrus rodiklius toli gražu nėra idealūs arba rodo nepakankamą veiklą. Kalbant apie tai, ataskaita turėtų atspindėti galimas priežastis, lėmusias tokius rezultatus, taip pat atkreipti auditorijos dėmesį į tvirtą ketinimą ateityje pašalinti problemą.
