Dalyvavimas parodose ir mugėse yra svarbus mechanizmas, skatinantis bet kurios organizacijos organizacijos produktą ar paslaugą rinkoje. Štai kodėl pasirengimas dalyvavimui turėtų būti atliekamas ypač svarbiu režimu. Šioje veikloje nėra jokių smulkmenų, nes bet kuri detalė, paveikta plačių visuomenės ratų, gali turėti teigiamų ir neigiamų rezultatų.
Paprastai įmonės pristatymo organizavimas parodose tenka viešųjų ryšių skyrių, spaudos centrų, taip pat kitų struktūrinių padalinių, dalyvaujančių parodų ir mugių veikloje, pečių. Jei tokių darbo jėgos rezervų nėra, organizacijoje dalyvauja visa įmonė, pradedant vadovybe ir baigiant biuro darbuotojais.
Dideliu mastu įmonės pristatymas priklauso nuo parodos pobūdžio. Pramonės renginiuose paprastai sutelkiami tam tikros verslo srities skaičiai: prekyba, statyba, mokslinė veikla ir kt. Taigi įmonė turėtų būti pasirengusi pamatyti savo partnerių ir konkurentų pasiekimus kaimyniniuose stenduose. Parodos dažnumas taip pat turi įtakos stendo projektavimui. Kasmetiniams renginiams nepriimtina naudoti pasenusią pristatymo medžiagą, sukurtą remiantis nesusijusia informacija.
Pasirengimo parodai procesas prasideda likus keliems mėnesiams iki jos pradžios. Pirmasis žingsnis kuriant pristatymo medžiagą yra koncepcijos parengimas. Į šį scheminį dalyvavimo planą įtraukta pristatomosios medžiagos sąrašas: stendai, reklaminės antraštės, vaizdo ir garso produktai, bukletai ir kita dalomoji medžiaga. Parodos dalyvavimo archyvas, kurį sudaro viešųjų ryšių skyriai, leis paruošti optimalų medžiagos kiekį. Tuo pačiu metu patvirtinama pristatomosios medžiagos gamybos sąmata.
Šiame etape svarbu nustatyti stipriąsias įmonės puses, t. savo produktą ar paslaugą. Apie konkurencinius pranašumus potencialiems vartotojams turėtų būti aiškiai pranešta per pristatymo medžiagą - bukletus, reklamines antraštes, vaizdo įrašus. Nereikėtų pamiršti ir specialių stendų įrengimų, kuriuos galima atlikti kliento pageidavimu - naujos įrangos modelio arba vaizdinės gaminamų medžiagų panoramos. Jei įmonė gamina nepalaužiamus indus, tuomet specializuotoje parodoje būtų tikslinga pademonstruoti produkto kokybę, suteikiant galimybę visiems pabandyti sugadinti gaminį.
Be to, etiškai būtų teisinga numatyti ilgo pokalbio galimybę tarp susidomėjusio parodos lankytojo ir įmonės atstovo. Prie stendo turėtų būti sumontuotas kaladėlė su užrašais ir rašikliais, kad visi norėdami gauti reikiamą informaciją galėtų užsirašyti. Pageidautina, kad šie priedai būtų pažymėti įmonės logotipu.
Antras žingsnis - parengti reklaminių antraščių ir stendų instaliacijos juodraščio parinktis. Paprastai tai daroma naudojant įmonės spalvų schemą, šriftą ir logotipą. Visų stendų dydžiai gaminami arba perkami atsižvelgiant į pristatymo langelio dydį.
Kitas etapas - personalo, kuris dirbs stende, atranka. Dažnai pristatymą vykdo įmonės darbuotojai. Svarbus šio požiūrio pliusas yra tas, kad specialistai gali kompetentingai papasakoti apie organizacijos veiklą ir prireikus atsakyti į klausimus, kurie gali kilti parodos lankytojams. Papildomi darbuotojai, dalyvaujantys pristatyme, gali būti samdomi kaip priedai skrajutėms platinti, anketoms pildyti ir kt.
Dalyvavimo efektyvumas nustatomas paprasčiausiai apskaičiuojant užmegztų partnerysčių apimtį. Kuo didesnis parodos lankytojų susidomėjimas pristatymo maketu, tuo didesnis įmonės dalyvavimo renginyje poveikis. Todėl geriau, kad paraiška dalyvauti parodoje būtų pateikta viena pirmųjų, kad dalyvis turėtų pirmąją galimybę pasirinkti stendo vietą. Be to, neturėtumėte atsisakyti parodos organizatorių pasiūlymų veikti kaip ypatingas renginio partneris. Šis pranašumas padidins organizacijos pavadinimo pasukimų skaičių parodos metu, taip pat teigiamai paveiks įmonės įvaizdį.
