Privatus biuras ar vyriausybinė organizacija, susidūrusi su poreikiu persikelti, yra priversta spręsti didžiules operacijos metu sukauptų baldų, įrangos ir technologijų judėjimo problemas. Būtina visus daiktus perkelti tvarkingai, nepažeidžiant. Todėl būtina tinkamai organizuoti biuro perkėlimą.
Biuro perkėlimas užtruks šiek tiek laiko, todėl atlikite tai iš anksto, paskirkite maždaug mėnesį visam pasiruošimui. Į kokius dalykus turėtumėte atkreipti ypatingą dėmesį?
✔ Jei įmonė yra gana didelė ir joje yra daug darbuotojų, patartina iš anksto parengti tokio atsakingo įvykio valdymo planą. Būtina nustatyti prioritetines užduotis, nustatyti biudžetą, paskirti atsakingus darbuotojus visiems punktams ir, svarbiausia, paskirti viso judėjimo proceso koordinatorių. Būtent jis perims pagrindinių ir antrinių užduočių kontrolę. Būtinai praneškite klientams, kad planuojate persikelti į naują biurą.
✔ Kitas žingsnis - pasirašyti sutartį su pasirinkta persikraustymo įmone. Be pakrovimo ir iškrovimo operacijų bei turto gabenimo į paskirties vietą, prie sutarties gali būti papildomos sąlygos. Pavyzdžiui, išardyti ir surinkti baldus, pastatyti juos į naują patalpą, prijungti komunalines paslaugas ir stacionarią įrangą, išvalyti patalpas persikėlus.
✔ Sudarykite išsamų turto, susijusio su judėjimu, sąrašą. Tai tikrai bus reikalinga pritraukiant profesionalus iš vežėjų kompanijos ir padės išvengti painiavos savarankiškai keliant biurą. Atsikratykite nereikalingo turto - parduokite, laikykite ar išmeskite. Nereikia gaišti pinigų ir laiko nereikalingų daiktų gabenimui.
✔ Paruoškite dokumentus, atspindinčius jūsų būsimų patalpų planą, darbuotojų darbo vietų išdėstymą naujoje vietoje, kur naujame biure bus sumontuoti baldai ir kompiuteriai. Tai sutaupys jums daug laiko.
✔ Visą reikalingą pakavimo medžiagą ir dėžutes galite įsigyti iš pačios laivybos įmonės. Supakuokite visus asmeninius daiktus į dėžutes. Būtinai pažymėkite lipdukais. Darbuotojams patartina išleisti atmintinę, kaip tai padaryti teisingai.
✔ Atjunkite kompiuterius ir kitą įrangą nuo maitinimo šaltinio. Tai daro tik specialistas - sistemos administratorius.
✔ Sudarykite visų žmonių, dalyvaujančių kelyje, sąrašus. Visiems iš anksto paruoškite leidimus, jei jų reikia. Išvardinkite visas transporto priemones, susijusias su biuro perkėlimu. Užtikrinkite netrukdomą pravažiavimą į pakrovimo / iškrovimo vietą.
Įmonės biuro perkėlimas yra gana rimtas įvykis. Tačiau, kaip matote, tinkamu požiūriu ir organizavimu visas išlaidas galima sumažinti. Norėdami tai padaryti, pakanka teisingai suplanuoti procesą, o su darbuotoju ir įmonės klientais bus kuo mažiau nepatogumų, susijusių su persikėlimu.
