Biuro darbas - darbas su dokumentais ir dokumentacijos palaikymas valdymui šioje konkrečioje organizacijoje, reglamentuojamas GOST R 51141-98 „Biuro darbas ir archyvų verslas. Terminai ir apibrėžimai . Biuro darbo organizavimas yra gaunamų, siunčiamų ir vidinių dokumentų registravimo, saugojimo ir naudojimo organizavimas dabartinėje įmonės veikloje.
Nurodymai
1 žingsnis
Organizuodami biuro darbą nuspręskite, ar jūsų įmonė, organizacija, geografiškai nutolę padaliniai ar filialai atsižvelgia į šį faktą ir numatykite sąveikos su šiais padaliniais mechanizmą. Biuro darbo sistema juose turėtų būti identiška pagrindinei būstinei, kad būtų išvengta problemų registruojant ir tvarkant dokumentus.
2 žingsnis
Pagalvokite, kurią iš esamų darbo biure formų naudosite: centralizuotą, mišrią ar decentralizuotą. Jų pasirinkimą lemia įmonės struktūra (ar ji turi geografiškai nutolusius padalinius) ir biuro valdymo tarnybos techninė įranga. Jei šios paslaugos yra nedaug ir ji nėra techniškai teikiama, tada dalis jos funkcijų perkeliama į padalinius. Šiuo atveju vyksta mišrus biuro darbas. Jei šioje tarnyboje yra visas reikalingas personalas, techninė ir programinė įranga, ši registravimo forma bus centralizuota.
3 žingsnis
Kiekviename struktūriniame padalinyje pasirinkite specialų personalo skyrių, kuris atliks biuro darbus. Jei tai neįmanoma, paskirk kitą darbuotoją, kuris sujungs savo pagrindinių darbo pareigų atlikimą su tarnautojo funkcija.
4 žingsnis
Nustatykite bylų skaičių ir nomenklatūrą, kuri apims visus gaunamus, siunčiamus ir vidinius dokumentus. Jei tai yra aukštesnės (tėvų) organizacijos dokumentai, jie pateikiami vadovui svarstyti; pavaldžių organizacijų dokumentai turėtų būti pateikti svarstyti vadovo pavaduotojui, atsakingam už darbą su jomis. Taigi piliečiai kreipiasi į pavaduotoją, kuriam patikėta atsakomybė dirbti su gyventojais.
5 žingsnis
Nustačius korespondentų ratą, sukurkite klasifikatorių, pagal kurį galėsite iš karto nustatyti, kuriai korespondentų grupei priklauso šis dokumentas. Pavyzdžiui, valstybinėms agentūroms priskirkite kodą 01, aukštesnės organizacijos laiškams - kodas 02, tiekėjams - kodas 03, klientams - kodas 04 ir kt. Tai padės supaprastinti dokumentų srautus organizacijoje.
6 žingsnis
Nustatykite, kokia forma bus vykdoma dokumentų apyvarta - žurnale ar kortelėje. Abi formos įgyvendinamos specialiose elektroninių dokumentų valdymo programose. Jei dar negalite įsigyti tokios programos, naudokitės elektroniniais dokumentų registravimo žurnalais, kuriuos galima parengti „Excel“.
