Bylų paruošimas ir pateikimas archyvui yra neatsiejama darbo eigos dalis. Jų registracija organizacijoje prasideda nuo dokumentų pateikimo momento ir baigiasi perkėlimu į archyvą pasibaigus kalendoriniams metams ar saugojimo laikotarpiams. Kai kuriais atvejais bylos saugomos ilgiau nei vienerius metus. Tai apima, pavyzdžiui, dokumentus, susijusius su personalo įrašais.
Nurodymai
1 žingsnis
Kad bylų pateikimas archyvui neužtruktų daug laiko, turėtumėte laikytis jų registravimo taisyklių dabartinės darbo eigos metu. Perkeldami bylas į archyvą nuolatiniam ar laikinam saugojimui, turite susiūti dokumentus, numerių lapus, surašyti galutinį užrašą, jei tai numatyta darbo instrukcijose, taip pat sudaryti vidaus aprašą.
2 žingsnis
Kartu pateikiamo bylos antraštiniame puslapyje nurodomas organizacijos ar įmonės pavadinimas, indeksas pagal bylų nomenklatūrą, bylos atidarymo ir uždarymo data, taip pat saugojimo laikotarpis. perkelti į archyvą.
3 žingsnis
Archyvuojami dokumentai įrašomi į atskirą aplanką kietais viršeliais. Jei dokumentas yra ypač vertingas, paprastai jis nėra susiuvamas, o dedamas į bylą ar voką ir pridedamas prie bylos. Susiūtos ir sunumeruotos bylos pabaigoje dedamas atestacijos lapas, o pradžioje - vidinis aprašas. Šiuo atveju dėklo storis neturėtų viršyti 40 mm, o lapų skaičius neturėtų viršyti 250.
4 žingsnis
Atvejams, kurie archyve saugomi nuolat, taip pat laikinai, bet ne mažiau kaip 10 metų, sudaroma atvejų perdavimo į archyvą inventorizacija. Tuo pačiu metu parengiama atskira dokumentų, susijusių su personalo apskaita, inventorizacija. Į jį įrašomi atvejų pavadinimai, kurių kiekvienam priskiriamas serijos numeris, taip pat nurodomas nomenklatūros kodas. Atsargos sudaromos dviem egzemplioriais, jei bylos lieka organizacijos archyve. Jei bylas ketinama perkelti į valstybės archyvus, jų turėtų būti keturios kopijos.
5 žingsnis
Atvejai, kuriuos reikia saugoti baigus juos mažiau nei 10 metų, gali būti archyvuojami organizacijos vadovybės nuožiūra. Poreikis pateikti bylas priklausys nuo archyvo darbo krūvio, prieigos prie senų dokumentų dažnio ir kt.
