Finansinės ir ekonominės veiklos procese įmonės padengia išlaidas - pinigine forma išreikštus materialiuosius ir nematerialiuosius išteklius, tam tikrą laikotarpį naudojamus įstatymų numatytiems tikslams ir uždaviniams įgyvendinti. Praktiškai išlaidos dažnai prilyginamos sąnaudoms, tačiau tarp jų yra didelių skirtumų, kurie turi įtakos jų atspindėjimo tvarkai apskaitoje ir nurašant.
Skirtingai nei išlaidos, išlaidos neturi įtakos pelnui ir nemažina įmonės nuosavo kapitalo dydžio. Materialinės, darbo, finansinės ir kitos sąnaudos sudaro trumpalaikį ir ilgalaikį turtą, o jei jos yra netikslingos ir ekonominės naudos įmonei nėra, jos sudaro sąnaudas. Kadangi išlaidos kaupiasi per tam tikrą laikotarpį, jo pabaigoje daroma išvada, kad jos priskiriamos arba turto vertės padidėjimui, arba išlaidoms, mažinančioms finansinį organizacijos veiklos rezultatą. Trumpalaikio turto formavimo išlaidos yra vadinamos ne kapitalu ir yra nurašomos į pagrindinę gamybą, vėliau sukūrus turtą. Nekapitalinių išlaidų suma yra prekių, darbų, paslaugų savikaina. Pavyzdžiui, gaminant produktus buvo išleidžiami darbo ir materialiniai ištekliai, naudojamas ilgalaikis ir nematerialusis turtas. Išlaidų nurašymas atrodys taip: Dt 20 "Pagrindinė gamyba" - Kt 70 "Mokėjimai su personalu už darbą"; Dt 20 "Pagrindinė gamyba" - Kt 10 "Medžiagos"; Dt 20 "Pagrindinė gamyba" - Kt 02 "Pagrindinių lėšų nusidėvėjimas"; Дт 20 "Pagrindinė gamyba" - Кт 05 "Nematerialiojo turto nusidėvėjimas"; Дт 43 "Pagaminta produkcija" - Кт 20 "Pagrindinė gamyba". Ilgalaikis turtas formuojamas kapitalo sąnaudų sąskaita. atspindimas investicijų į ilgalaikį turtą sąskaitose, o vėliau nurašomas į turto sąskaitą (ilgalaikis turtas, nematerialusis turtas, įrengimo įranga ir kt.). Pavyzdžiui, nekilnojamojo turto objekto statyba, išleidžiant tuos pačius išteklių rinkinius, kaip ir ankstesniame pavyzdyje, apskaitoje atsispindi tokiuose įrašuose: Dt 08 „Investicijos į ilgalaikį turtą“- Ct 70 „Mokėjimai su personalas darbo užmokesčiui "; Dt 08" Investicijos į ilgalaikį turtą "- Kt 10" Medžiagos "; Dt 08" Investicijos į ilgalaikį turtą "- Kt 02" Ilgalaikio turto nusidėvėjimas "; Dt 08" Investicijos į ilgalaikį turtą " turtas "- Kt 05„ Nematerialiojo turto nusidėvėjimas "; Dt 01„ Ilgalaikis turtas "- 08 kr„ Investicijos į ilgalaikį turtą ". Išlaidos, kurios nesukūrė turto, pripažįstamos sąnaudomis. Šiuo atveju ne kapitalą, atsižvelgiant į jų rūšį, galima nurašyti į sąskaitos 90 „Pardavimai“savikainą arba į 91 sąskaitą „Kitos išlaidos“. Kapitalo sąnaudos, atsispindinčios 08 sąskaitoje „Investicijos į ilgalaikį turtą“ir neatnešė laukiamo rezultato, nurodo ne veiklos išlaidas ir yra įrašomos į 91. sąskaitos debetą, sumažinant įmonės pelną.
