Įmonės dokumentai turi būti tvarkingi. Kad būtų lengviau rasti reikiamą prekių tiekimo sutartį tarp kitų verslo dokumentų, verta jiems sukurti atskirą lentyną ar aplanką. Bet ne tik. Pačias sutartis taip pat reikia supaprastinti.
Nurodymai
1 žingsnis
Surinkite visas sutartis, kurias norite sutvarkyti, ir įvertinkite jas. Atkreipkite dėmesį į tai, kaip dažnai jie sudaromi ir su kuriais partneriais. Tai padės pasirinkti, kaip klasifikuoti dokumentus.
2 žingsnis
Jei partnerių yra daug, tinkamesnis yra sutarčių užsakymo būdas iki jų sudarymo dienos. Tuo atveju, jei per ilgą laikotarpį sutartys sudaromos su tomis pačiomis įmonėmis, kitos šalys jas gali sugrupuoti į atskirą kategoriją (aplanką). Kai kuriais atvejais pakanka sutartis išdėstyti abėcėlės tvarka pagal firmų partnerių pavadinimus.
3 žingsnis
Nepriklausomai nuo pasirinkto metodo, nepamirškite, kad didelių gabaritų aplankus naudoti yra labai nepatogu. Peržiūrėkite sutartis ir pašalinkite sutartis, kurių galiojimo laikas pasibaigęs, iš bendro šūsnio. Sukurkite jiems atskirą aplanką. Tokios sutartys dažniausiai būna tik retkarčiais, jų nereikia kasdieniniame darbe.
4 žingsnis
Tvarkydami sutartis chronologine tvarka, laikykitės bendrųjų įrašų tvarkymo ir saugojimo principų. Tuose aplankuose, kurie dažnai naudojami, neseniai sudarytos sutartys yra viršuje. Žemiau yra dokumentai su ankstesne sukūrimo data. Pateikiant archyvą, priešingai, pirmasis turėtų būti viršuje, o naujausia sudaryta sutartis turėtų būti žemiau.
5 žingsnis
Norėdami vizualiai atskirti vieną kategoriją nuo kitos, naudokite žymeklius, etiketes, žymes ir kitus raštinės reikmenis. Įsitikinkite, kad tokie ribotuvai yra aiškiai matomi aplanke. Tai labai palengvins reikiamų dokumentų paiešką.
6 žingsnis
Kai visos prekių tiekimo sutartys bus tinkamai išdėstytos aplanke, būtinai sudarykite dokumentų registrą. Uždėkite jį ant viršelio arba įdėkite į aplanką, esantį ant visų sutarčių. Registre palikite tuščias eilutes. Investuodami naują sutartį, įrašykite informaciją apie ją registre.
