Bet kuriame dokumente, pagrįstame pinigų gavimu, reikia užpildyti teisingą formą. Jei organizacija skyrė darbuotojui lėšų bet kokiems poreikiams tenkinti, tuomet būtina už juos atsiskaityti užpildant išankstinę ataskaitą.
Kas turėtų užpildyti išankstinį pareiškimą
Direktorius negali duoti pinigų organizacijai kaip nors tokiam darbuotojui. Iš pradžių reikėtų nustatyti darbuotojų, kurie gali gauti avansines lėšas, sąrašą su vėlesne ataskaita. Tam būtina parengti ir išleisti specialų įsakymą.
Jei pavaldiniui reikalingos lėšos bet kokiam verslui vykdyti, jis direktoriui turi pateikti laisvos formos pareiškimą. Būtina nurodyti reikiamą sumą ir tikslą, kuriam prašoma pinigų. Jei direktorius sutinka su teiginiu, tada jis asmeniškai pasirašo pareiškimą ir nurodo, kiek ir kiek laiko leidžia imti lėšas.
Svarbu atkreipti dėmesį į tai, kad grynuosius pinigus galima išduoti tik darbuotojui, kuris jau yra visiškai pateikęs visas anksčiau gautas sumas.
Kartais darbuotojui gali prireikti įgaliojimo, kuris turi būti išduotas organizacijos vardu pagal nustatytą modelį Nr. M-2 arba Nr. M-2a. Šios formos buvo patvirtintos dar 1997 m. Rusijos Federacijos valstybinės statistikos tarnybos dekretu.
Už išleistus pinigus, kurie buvo išrašyti organizacijos apskaitos skyriuje, darbuotojas turi pateikti ataskaitą. Yra tam tikras terminas, per kurį turite užpildyti ir pateikti išlaidų ataskaitą. Tai yra 3 dienos nuo laikotarpio, kurį organizacijos vadovas nurodė paraiškos formoje, pabaigos.
Jei darbuotojui buvo numatytos lėšos kelionės reikmėms, tada jis turi jas apskaityti per kitas 3 darbo dienas, grįžęs iš komandiruotės.
Kaip išlaidos patvirtinamos išlaidų ataskaitoje
Jei darbuotojui liko pinigų, tada jis negalės jų grąžinti kasininkui tiesiog taip. Pirmiausia turite surinkti visus dokumentus, kurie patvirtina, kad pinigai buvo išleisti tiksliai tiems poreikiams, kuriems jie buvo skirti. Tai gali būti pinigų ir pardavimo kvitai, kelionės bilietai, kvitai, aktai ir kitos griežtos ataskaitos.
Gavę kiekvieną tokį dokumentą, būtina patikrinti, ar data, suma ir duomenys yra įskaitomi.
Darbuotojas visus dokumentus turės pateikti apskaitos skyriui.
Kas nutiks, jei išlaidų ataskaita bus užpildyta neteisingai
Jei darbuotojas per 3 dienas neteisingai užpildė arba nepateikė išankstinės ataskaitos, tada priežiūros institucija gautas lėšas laikys pajamomis, nuo kurių reikės apskaičiuoti draudimo įmoką ir gyventojų pajamų mokestį. Jei vėliau darbuotojas vis tiek pateikia visus reikalingus dokumentus ir ataskaitą, buhalteris turės atlikti perskaičiavimą.
Įgaliotas organizacijos darbuotojas gali išskaičiuoti sumą, kurios ataskaita nebuvo pateikta, iš darbuotojo atlyginimo.
Pagrindinės išankstinės ataskaitos sudarymo taisyklės
Šios ataskaitos yra pagrindinės pateikiant išlaidų ataskaitą:
- Išankstinė ataskaita turi būti patvirtinta dokumentais, patvirtinančiais išleistas sumas.
- Dokumentai turi būti pateikti ne vėliau kaip per 3 darbo dienas po komandiruotės pabaigos, vadovo nurodyto laikotarpio arba nuo išvykimo į darbą po ligos ar atostogų.
- AO-1 forma parengiama specialios formos ataskaita. Taip pat leidžiama naudoti išankstinės ataskaitos formą, kurią patvirtina organizacijos vadovas.
- Už išlaidų ataskaitos tvirtinimą turėtų būti atsakingas tik vadovas.
- Išankstinę ataskaitą pildo pinigus išleidęs darbuotojas. Taip pat tam tikrą informaciją turi įvesti buhalteris.
Išankstinėje ataskaitoje turėtų būti nurodyti šie duomenys:
- Informacija apie įmonę, kuri išleido pinigus darbuotojui.
- Duomenys apie darbuotoją, kuris gavo lėšų iš organizacijos.
- Tikslas, kuriam jums reikia skirti pinigų įmonės darbuotojui.
- Suma.
- Duomenys apie visas išlaidas su patvirtinimu.
- Lėšų likutis, jei tokių yra.
Pabaigoje parašus pateikia buhalterijos darbuotojas ir darbuotojai, kurie išleido pinigus ir gavo likusią sumą.
Išankstiniame pareiškime nereikia uždėti antspaudų. Taip yra todėl, kad dokumentas yra vidinis. Ir neperžengia organizacijos ribų. Be to, nuo 2016 m. Visi juridiniai asmenys ir ne tik individualūs verslininkai turi visas teises nepatvirtinti savo dokumentų antspaudais ir antspaudais.
Ataskaita pildoma vienu egzemplioriumi. Tai yra pirminės dokumentacijos dalis, todėl neturėtumėte klysti kurdami projektą. Jei dėl kokių nors priežasčių nebuvo įmanoma išvengti dėmių ar neteisingo užpildymo, tada geriau užpildyti naują formą ir užpildyti ją nauju būdu.
Kaip užpildyti išlaidų ataskaitą
Panašu, kad tokį svarbų vidaus apyvartai dokumentą turėtų būti labai sunku užpildyti. Bet tai iš esmės neteisinga. Pirmą kartą užpildžius, vėliau neturėtų kilti sunkumų, jei jums reikia jį užpildyti iš naujo.
Duomenis darbuotojas turi įvesti tokia tvarka:
- Naudojant organizacijos registracijos duomenis, įvedamas OKPO kodas ir visas įmonės pavadinimas.
- Stulpeliuose šalia užrašo „Išankstinė ataskaita“būtina nurodyti dokumento numerį ir jo parengimo datą.
- Dešinėje būtina palikti šiek tiek laisvos, tuščios vietos. Jo reikės organizacijos vadovo apskaitai: suma žodžiais, ataskaitos patvirtinimo data ir parašas.
- Žemiau visoje eilutėje pateikiama informacija apie darbuotoją, kuris gavo avansinius pinigus. Būtina nurodyti, kuriame struktūriniame padalinyje jis dirba, pavardę, vardą, tėvavardį ir pareigas. Taip pat nurodomas darbuotojo etatų skaičius ir kodėl reikėjo avanso.
Tai užbaigia pirmąją išlaidų ataskaitos dalį. Be to, formoje yra dvi lentelės. Vieną iš jų taip pat užpildo lėšas gavęs darbuotojas. Turite įvesti bendrą avanso sumą ir valiutą, kuria jis buvo išmokėtas. Žemiau turėtų būti nurodyta likučio suma arba per didelės išlaidos.
Antrąją lentelę apskaitos skyriuje užpildo įgaliotas specialistas. Joje turi būti duomenys apie apskaitos sąskaitas, subsąskaitas ir per jas einančias lėšas. Turi būti nurodytas operacijos kodas ir tikslios sumos.
Po lentelėmis reikia nurodyti, kiek dokumentų yra pridėta prie ataskaitos ir kiek puslapių yra šiuose dokumentuose.
Užpildžius visus stulpelius, dokumentus turi patikrinti vyriausiasis buhalteris. Pagal rezultatą jis turi nurodyti ataskaitos sumą specialioje tam skirtoje eilutėje.
Žemiau buhalteris ir vyriausiasis buhalteris turi būti pasirašyti su jų nuorašu. Be to, buhalterijos darbuotojui turėtų būti nurodyta likučio ar perskaičiavimo suma ir grynųjų pinigų pavedimo numeris, per kurį ši suma praėjo. Kasininkas, gavęs likutį ar išdavęs sumą, identišką per didelėms išlaidoms, taip pat turi pasirašyti avanso ataskaitą.
Dėl kitos finansinės ataskaitos dalies galima derėtis. Joje turi būti visa reikalinga informacija apie dokumentus, kurie patvirtina faktą, kad lėšos buvo išleistos prašomiems poreikiams. Šioje dalyje turite įvesti šiuos duomenis:
- Išsami informacija apie kiekvieną organizaciją, kuri išdavė dokumentą.
- Išdavimo data.
- Vardas.
- Tiksli išleista pinigų suma.
- Suskaičiavimo, kuriuo buvo užregistruota dokumente nurodyta suma, skaičius.
Darbuotojas turi pasirašyti savo parašą po stalu specialioje eilutėje. Taigi jis patvirtins nurodytos informacijos teisingumą.
Paskutinė išlaidų ataskaitos dalis yra atskira dalis. Tai turi buhalterės kvitą, kurį jis užpildo gavęs iš darbuotojo dokumentus, patvirtinančius išleistus pinigus. Ant nuplėšiamos dalies būtina nurodyti:
- Informacija apie darbuotoją (vardas ir pavardė).
- Ataskaitos numeris ir išdavimo data.
- Suma žodžiais, kuri buvo išduota darbuotojui.
- Ataskaitų dokumentų, įrodančių išlaidas, skaičius.
Po to apskaitos pareigūnas uždeda datą ir parašą. Nuimama dalis turi būti perduota darbuotojui kaip gautų duomenų įrodymas.
