Banko dokumentai saugomi pagal rūšis atskiruose aplankuose ir dažniausiai chronologine tvarka. Atranką atlieka darbuotojas, atsakingas už dokumentų formavimą. Speciali komisija nagrinėja dokumentų, kurių galiojimo laikas pasibaigęs, sunaikinimą.
Banko dokumentus saugo tiek patys bankai, tiek sąskaitas tvarkančios organizacijos. Sandėliavimo tvarka vienoje įstaigoje gali šiek tiek skirtis nuo kitos laikymo tvarkos.
Kaip banko dokumentai saugomi organizacijose
Organizacijoje esantys banko dokumentai patvirtina piniginių operacijų vykdymą ir atsispindi apskaitos dokumentuose. Jų saugojimo vieta yra apskaitos skyrius, kurio darbuotojai visus dokumentus gali suskirstyti pagal rūšis į atskirus aplankus sąskaitų ir bankų kontekste. Jei įmonė turi kelias einamąsias sąskaitas, kiekvienai sukuriamas atskiras aplankas, jei valiutos sąskaita, tada sąskaitos valiuta nurodoma ant viršelio ir stuburo. Chronologine tvarka naudojama įrašyti kiekvienos sąskaitos išrašus. Kiekvienoje ataskaitoje yra segtuvas, susidedantis iš mokėjimo dokumentų ir mokėjimo už kiekvieną operacijos dieną pagrindimo.
Mokamoms sąskaitoms yra sukurtas atskiras aplankas. Valiutos kontrolės dokumentai saugomi atskiruose aplankuose, kur galite rasti visą informaciją apie darbą su valiutų sąskaitomis. Mes kalbame apie sandorių pasus, darbų ar atliktų paslaugų patvirtinimo pažymėjimus, užsienio valiutos operacijų sertifikatus ir kitus. Jei dokumentų kiekis yra nedidelis, pakaks registrų, nurodančių dokumento numerį, sumą ir datą.
Kaip dokumentai saugomi komerciniuose bankuose
Šios įstaigos saugo dokumentus, patvirtinančius banko finansinę ir ekonominę veiklą, ir klientų atsiskaitymo bei mokėjimo dokumentus. Atsakomybė už juos tenka vadovui ir vyriausiajam buhalteriui. Tiek popieriniai, tiek elektroniniai dokumentai yra saugomi. Popieriniai laikomi specialioje saugykloje, kuriai patekti reikia gauti specialų leidimą. Leidimą turi pasirašyti vyriausiasis buhalteris arba jo pavaduotojas.
Atminties dokumentai pildomi kasdien, tam sukuriamas atskiras aplankas, kuriame dokumentai taip pat saugomi chronologine tvarka. Atranką atlieka darbuotojas, atsakingas už teisingą finansinės dokumentacijos formavimą. Kitus aplankus sudaro piniginiai finansiniai dokumentai ir dokumentai, atspindintys informaciją apie klientų indėlius. Dokumentai, kuriuose pateikiama informacija apie operacijas su tauriaisiais metalais, laikomi atskiruose aplankuose.
Tam tikrų tipų dokumentus reikia dėti į skirtingus aplankus, nes kiekvienas popierius turi savo galiojimo laiką. Tai taip pat taikoma dokumentų saugojimui elektronine forma. Norėdami sunaikinti dokumentus, kurių saugojimo laikotarpis yra pasibaigęs, suburiama speciali komisija, kurios nariai peržiūri kiekvieną popierių ir tada užpildo specialų aktą, kuris patvirtina, kad dokumentai, kurių saugojimo laikotarpis yra pasibaigęs, buvo sunaikinti.
