Įmonės sudarytų sutarčių laikymo sąlygos nėra reglamentuojamos pramonės standartų ir normų, todėl dažnai kyla klausimas, kaip išvengti jų praradimo ir organizuoti teisingą saugojimą ir apskaitą. Protingiausias šio klausimo sprendimas būtų išleisti konkrečios įmonės korporatyvinį aktą, kuriame bus nustatyta šių dokumentų rengimo, sudarymo ir saugojimo tvarka.
Nurodymai
1 žingsnis
Jei jūsų įmonė daug dirba su trečiųjų šalių organizacijomis ir sudarytų sutarčių skaičius yra didelis, tikslinga patikėti jų saugojimą biurui ar biuro skyriui. Tai yra gana patogu, nes būtent biure registruojami visi vadovo pasirašyti ir rangovų atsiųsti dokumentai. Užregistravus įvykdytą sutartį, biuro darbuotojai privalo pagaminti reikiamą skaičių egzempliorių ir išdalinti juos atsakingiems vykdytojams, o dokumentų originalus laikyti specialiai tam skirtoje vietoje.
2 žingsnis
Jei jūsų įmonė yra maža ir jūs neturite raštvedybos skyriaus, taip pat atsakingo tarnautojo, tada svarbias, bet retai naudojamas sutartis, pavyzdžiui, dėl nuomos ar nekilnojamojo turto pirkimo, tikslinga kartu su bendrovės steigiamieji ir teisiniai dokumentai. Apskaitos skyrius, kuris juos apskaičiuoja, turėtų pateikti šių sutarčių kopijas. Toje pačioje vietoje, apskaitos skyriuje, parduotuvė ir darbų tiekimo, paslaugų ir darbų sutartys, kaip viena iš pirminių apskaitos dokumentų rūšių, reikalaujanti atsiskaitymų, mokėjimo sąlygų ar nuolatinių periodinių mokėjimų (komunalinių paslaugų sąskaitų, ryšių) kontrolės.
3 žingsnis
Bet kokiu atveju visos sutartys turi turėti savo vidinę registraciją ir kiekvienai iš jų turi būti suteiktas numeris, kuriuo ji bus įrašyta į elektroninį sutarčių registrą. Šį žurnalą galima atlikti „Excel“skaičiuoklėse. Be elektroninio žurnalo, būtina tvarkyti popierinį šių sutarčių išdavimo registrą, kuriame atsispindėtų, kada ir kam iš atsakingų vykdytojų buvo perduotas sutarties originalas. Šiame žurnale turi būti laukai atsakingo vykdytojo parašui, patvirtinantys sutarties gavimo ir pristatymo saugoti faktą.
4 žingsnis
Apibūdinkite darbo su sutartimis tvarką Sutarčių rengimo, sudarymo ir saugojimo tvarkos nuostatuose ir patvirtinkite įmonės vadovo.
