Pagal galiojančius teisės aktus, beveik kiekviena įmonė privalo turėti antspaudą. Tačiau tai priklauso nuo nuosavybės formos. Partnerystėms ir papildomą atsakomybę turinčioms įmonėms šis reikalavimas netaikomas. Ant personalo, teisiniuose ir teisiniuose dokumentuose, kur yra pareigūno parašas, būtinas antspaudo atspaudas.
Antspaudo atspaudas yra privalomas susitarimuose, sutartyse. Jas pasirašo organizacijos direktorius ar kitas įgaliotas asmuo. Neturint sertifikato su antspaudu, jis gali būti pripažintas negaliojančiu. Sudarydami darbo sutartį darbuotojai turi atkreipti ypatingą dėmesį į jos atspaudo buvimą.
Antspaudas ant įsakymų dėl priėmimo, atleidimo, perkėlimo yra neprivalomas. Tačiau praktiškai susiklostė kitokia situacija, kad jos atspaudas dedamas ten, kur yra įmonės vadovo parašas. Kai darbuotojas paprašo darbo knygos egzemplioriaus, priėmimo / atleidimo įsakymo, tuomet reikia ant jo užrašyti žodį „Tiesa“arba „Kopija yra teisinga“, nurodyti darbuotojo vardą, jo pavardę, inicialai. Personalo pareigūnas turi įdėti asmeninį parašą ir įmonės ar personalo skyriaus antspaudo atspaudą, kuris turėtų būti dedamas taip, kad neuždarytų parašo, nes ateityje gali kilti problemų dėl jo palyginimo. Visuotinai pripažįstama, kad antspaudas turėtų būti ant pareigų pavadinimo dalies.
Įrašai ant darbo knygos titulinio puslapio, taip pat jo viduje, turi būti patvirtinti įmonės ar personalo skyriaus antspaudu. Kai darbuotojas palieka organizaciją, jis perkeliamas į kitas pareigas arba pas kitą darbdavį, turi būti jos antspaudas. Antspaudą reikia tvirtinti taip, kad pareigūno parašas ir nuorašas būtų įskaitomi.
Keičiant specialisto asmens duomenis, jo darbo knygoje turi būti padarytas įrašas, patvirtinantis šį faktą. Toks įrašas turi būti patvirtintas antspaudu. Jame esantis bendrovės pavadinimas turi atitikti įmonės pavadinimą, nurodytą chartijoje ar kitame steigiamajame dokumente. Jei įvyko pervadinimas, jis turi būti užfiksuotas, patvirtintas nauju organizacijos antspaudu.
Antspaudo antspaudas yra privalomas sudarant sutartis, turinčias teisinę, teisinę galią. Vienintelės išimtys yra atvejai, kuriems reikalingas notaro patvirtinimas.
