Verslo korespondencijai reikalingas delikatesas, ypač kalbant apie laiškus tiekėjui, nes kreipimosi priežastis gali būti ne tik jo, bet ir jūsų organizacijos įsipareigojimų nevykdymas.
Nurodymai
1 žingsnis
Jei pirmą kartą kreipiatės į tiekėją ketindami iš jo užsisakyti prekių, naudokite standartinę organizacijos siuntimo pretenzijos formą. Jei šis pareiškimas nėra elektroniniu būdu paskelbtas organizacijos svetainėje, parašykite laišką laisvu stiliumi.
2 žingsnis
Jei užsakote kelių rūšių produktus skirtingais kiekiais, užsakymą pateikite lentelės pavidalu, jei reikia, nurodant prekės pavadinimą, gaminį, spalvą. Užsirašykite įsipareigojimus mokėti už užsakytas prekes, pateikite tiekėjui savo organizacijos duomenis, remdamasis šiais duomenimis, tiekėjas sudarys sutartį. Laiško pabaigoje išsakykite savo viltis dėl tolesnio abipusiai naudingo bendradarbiavimo.
3 žingsnis
Jei jūsų laiškas tiekėjui susijęs su netinkamu sutartinių įsipareigojimų vykdymu, pavėluotu prekių ar netinkamos kokybės, kokybės ar rūšies prekių pristatymu, naudokite frazes „Mes informuojame jus šiuo laišku …“, „Mes jus informuojame… . Aiškiai nurodykite priežastį, kodėl negalite priimti išsiųsto daikto. Žr. Sutartį arba sutarties paraišką, kurioje nurodoma, kiek vienetų ir kokių prekių tiekėjas turėjo jums atsiųsti. Tokiu atveju tiekėjui bus lengviau ištaisyti savo klaidą.
4 žingsnis
Jei jūsų laiškas susijęs su nesugebėjimu sumokėti už prekes per sutartyje nustatytą laiką, apie tai pranešite tiekėjui švelniausia, tačiau tuo pačiu ir oficialia forma. Naudokite frazes „Atsiprašome už vėlavimą atsiskaityti …“, „Dėl esamų aplinkybių negalime apmokėti sąskaitų anksčiau …“.
5 žingsnis
Pasakykite sandorio šaliai tiksliai, kada ketinate sumokėti skolą jam ir kad šią pareigą užtikrins jūsų organizacija. Laiško pabaigoje išreikškite viltį, kad šis epizodas nepaveiks jūsų ilgalaikės partnerystės.
