Dažnai darbuotojai susiduria su situacijomis, kai būtina kelias valandas ar dienas nebūti darbo vietoje. Tai dažniausiai lemia nenumatytos šeimos aplinkybės. Šiuo atveju teisės aktai leidžia registruoti nemokamas atostogas, kurias žmonės dažnai vadina administracinėmis atostogomis. Tokių atostogų registravimas yra ne mažiau svarbus nei mokamų atostogų, nes nuo to priklauso, ar teisingai apskaičiuojamas darbo užmokestis ir kaip darbuotojas įgyvendina gamybos užduotis. Žemiau pateikiama išsami instrukcija, kaip organizuoti atostogas savo lėšomis, įrašant duomenis į darbo laiko apskaitos žiniaraštį.
Teisinis pagrindas gauti atostogas be atlygio
Nemokamas atostogas visiems darbuotojams garantuoja įstatymai (Darbo kodekso 182 straipsnis). Atostogų trukmė nustatoma darbdaviui ir darbuotojui susitarus. Ypatingais atvejais priverstinio poilsio trukmę nustato kodekso normos:
- dėl artimo giminaičio mirties, vestuvių ar vaiko gimimo - iki 5 kalendorinių dienų;
- dirbantys neįgalieji - iki 60 dienų;
- Antrojo pasaulinio karo dalyviai - iki 35 dienų;
- dirbantys pensininkai - iki 14 dienų per metus;
- karinio personalo tėvai ir žmonos (vyrai), vidaus reikalų įstaigų darbuotojai, federalinė priešgaisrinė tarnyba, muitinė, įstaigų ir baudžiamosios sistemos įstaigų darbuotojai, kurie mirė ar mirė dėl sužalojimo, smegenų sukrėtimo ar sužalojimo atlikdami spektaklį karo tarnybos (tarnybos) pareigų arba dėl ligos, susijusios su karo tarnyba (tarnyba) - iki 14 kalendorinių dienų per metus.
Atostogos išduodamos pateikus rašytinį darbuotojo prašymą su privalomu pažymėjimu darbo laiko apskaitos žiniaraštyje. Už paimtas dienas kompensacija netaikoma ir jos neįtraukiamos į vidutinio darbo užmokesčio apskaičiavimą.
Atostogų be darbo užmokesčio registravimo instrukcija
Išsamios atostogų gavimo instrukcijos aprašytos žemiau.
- Darbuotojo neapmokamų atostogų poreikis.
- Diskusija su vadovu dėl galimybės išeiti iš darbo tinkamu laiku.
- Parengia pareiškimą. Forma gali būti patvirtinta organizacijoje, arba paraiška rašoma bet kokia forma, adresuota organizacijos vadovui ar įgaliotam specialistui bet kokia forma. Patartina nurodyti tikslų laikotarpį nuo pirmos iki paskutinės dienos imtinai. Savaitgaliai ir švenčių dienos įskaičiuojamos į nemokamas atostogas. Siekiant išvengti netikslumų, geriau skirti tik darbo dienas. Praktiškai ne visada būtina paaiškinti atostogų priežastis. Formuluotė „dėl šeimos priežasčių“yra priimtina. Tai organizacijoje sprendžiama individualiai.
- Galvos lankymas (jei reikia) ir perdavimas vykdyti. Priklausomai nuo organizacijos specifikos, asmeniškai tai gali būti direktorius, sekretoriatas, personalo skyrius ar apskaitos skyrius. Atostogų paraiška parengiama griežtai prieš ją pradedant. Minimalus laikotarpis prieš dieną. Diena iš dienos įmanoma tik dėl svarbiausių priežasčių, sutikus gidui.
- Atsakingas specialistas laiko žiniaraštyje įrašo duomenis apie darbuotojo nebuvimą. Jis sudaromas pagal analogiją su kasmetinėmis atostogomis darbo programos skyriuje „Atostogos“. Atostogų datos laukelyje pažymimas asmens nebuvimo laikotarpis, nemokamomis atostogomis pasirenkamas „Atostogų tipas“. Duomenys išsaugomi sistemoje.
- Ataskaitos kortelėje rodomos eilutės, žyminčios atostogas be darbo užmokesčio už paraiškoje nurodytą laikotarpį. Paprastai priimami šie pavadinimai: DO (atostogos be darbo su darbdavio leidimu) ir OZ (atostogos be atlygio, numatytos įstatymuose). Praktikoje dažniausiai užtenka pavadinimo „DO“, nes jis yra formalesnio pobūdžio. Užpildyto darbo laiko apskaitos žiniaraščio pavyzdys pateiktas žemiau.
- Ranka parašytoje ataskaitos kortelėje, jei reikia, taip pat pateikiami duomenys apie asmens nebuvimą, susijusį su atostogomis be priežiūros. Jis žymimas pagal analogiją su elektronine versija.
- Atsispausdintas įsakymas dėl atostogų suteikimo vieninga forma T-6. Formoje nurodomos darbuotojo nedalyvavimo datos. Eilutėje „B“parašyta „Atostogos be atlygio“. Darbo laikas nenurodytas, jis svarbus tik kasmetinėms atostogoms.
- Įsakymą patvirtina galva ir siunčia darbuotojui pasirašyti.
- Remiantis pasirašytu užsakymu ir ataskaitos kortelėje esančiais duomenimis, apskaičiuojama ir darbo užmokestis apskaičiuojamas atsižvelgiant į realiai dirbtas valandas.
Laikantis nurodytos tvarkos, darbuotojo nedalyvavimo dienos bus laikomos teisėtomis ir nebus tapatinamos su pravaikštomis. Svarbu nedelsiant įspėti darbdavį apie ketinimą išeiti iš darbo ir surašyti reikiamus dokumentus.
Išimtiniais atvejais dokumentus galima surašyti „atgaline data“, tokiu atveju darbuotojo neatvykimas įrašomas į ataskaitos kortelę. Jei ateityje atostogos be darbo užmokesčio nebus registruojamos, darbuotojo pravaikštos klausimas keliamas su vėlesnėmis sankcijomis iki jo atleidimo.
