Materialinis turtas įmonėse gali būti išduodamas darbuotojams įvairioms verslo ir veiklos išlaidoms padengti. Tai gali būti inventoriaus prekių pirkimas, įvairių trečiųjų šalių organizacijų paslaugų apmokėjimas, taip pat kelionės išlaidos. Tokių lėšų panaudojimas turėtų būti atspindėtas tokiame dokumente kaip išlaidų ataskaita.
Šiuo metu yra vieninga išankstinės ataskaitos forma - N AO-1, kuri yra patvirtinta specialiu Rusijos valstybinio statistikos komiteto nutarimu. Juo naudojasi beveik visi juridiniai asmenys, neatsižvelgiant į jų turimo turto tipą.
Kas yra išlaidų ataskaita
Iš esmės išlaidų ataskaita yra dvipusis dokumentas, kurį paprastai pildo atskaitingas asmuo ir buhalterio pareigas einantis asmuo. Dokumentas sudaromas vienu egzemplioriumi, nes vežėjams tai yra elektroninė ir popierinė ataskaitos forma. Pagal įstatymą toks popierius neturi teisės būti saugomas tik viena elektronine forma, jį turi atsispausdinti, o vėliau pasirašyti vadovas, atskaitingas darbuotojas ir buhalteris.
Dokumentas pateikiamas ne vėliau kaip per tris dienas po laikotarpio, už kurį buvo išduota tam tikra suma, pabaigos arba grįžus iš komandiruotės.
Kas telpa į išlaidų ataskaitą
Šio dokumento antroje pusėje yra 2–4 stulpeliai, kuriuose nurodoma pagrindinė informacija apie dokumentus, kurie patvirtins patirtas išlaidas. Tai gali būti numeris, data ir vardas. Penktas stulpelis nurodo šių stulpelių išlaidų sumą. Yra specialus skyrius, kurį reikia užpildyti, jei lėšos buvo išleistos užsienio valiuta.
Prie išankstinės ataskaitos turi būti pridėti dokumentai, kurių reikalaujama šioje formoje. Čia galite pažymėti tokius dokumentus kaip pardavimo ir pinigų priėmimo kvitai, kasos kvitai, sąskaitos faktūros, taip pat įvairius transporto dokumentus, pavyzdžiui, kelionės kuponus.
Pagrindinę ataskaitos dalį užpildo buhalteris. Svarbu atidžiai patikrinti visą dokumente atspindėtą informaciją. Pavyzdžiui, ar tikslingai išleidžiami materialiniai ištekliai, tikrinamas visų reikalingų dokumentų prieinamumas ir jų vykdymo raštingumas. Tik tada specialistas pradeda pildyti ataskaitą.
Šiam darbui turi būti suteiktas savas numeris ir data. Priekinėje pusėje buhalteris užrašo struktūrinio padalinio, kuriame dirba asmuo pagal ataskaitą, pavadinimą, jo asmens duomenis ir užimamas pareigas.
Buhalteris pasirašo avanso ataskaitą priekinėje pusėje, o asmuo, kuris privalo atsiskaitinėti už pinigus, užklijuoja žymę gale. Tik po to dokumentas pateikiamas vadovui, kuris savo parašu patvirtins ataskaitą už nurodytą sumą, ją nurodydamas žodžiais ir skaičiais.
