Verslo laiškas yra pagrindinis verslo susirašinėjimo elementas. Teigiamas įmonės įvaizdis priklauso nuo parengto dokumento raštingumo. Verslo laiškus rašo sekretoriai ir įmonės vadovų padėjėjai.
Verslo laiško rašymas
Verslo laiško rašymas būtinai turi tikslą: pasiūlyti bendradarbiavimą, padidinti pardavimus organizacijai, pagreitinti atsiskaitymo už prekes procesą, pareikšti pretenzijas, padėkoti už ką nors, sudaryti sandorį, pasveikinti. Laiškas turėtų būti sudarytas pagal konkretų tikslą ir jame turėtų būti kuo daugiau išreikštas. Būtinai sužinokite išsamią įmonės informaciją, kuriai ketinate siųsti laišką. Apie potencialų partnerį turite žinoti maksimaliai.
Dažnai įmonės siunčia daugybę laiškų, siūlančių prekes ar paslaugas, tačiau tuo pačiu metu yra minimali informacija apie adresatus. Tai yra pagrindinė visų pradedančiųjų verslininkų klaida. Juk laiško gavėjui visada maloniau žinoti, kad į jį kreipiamasi asmeniškai. Pavyzdžiui, kreipimasis į asmenį vardu yra sėkmingo pardavimo laiško pagrindas. Ir net jei nežinote adresato vardo, bet kuriuo atveju negalite rašyti žmogaus pozicijos sutrumpinta forma, kai kalbate apie jį.
Verslo laiškų dizainas
Idealiu atveju kiekviena įmonė turi savo prekės ženklą. Būtent ant jo surašomas verslo laiškas. Ant firminio blanko visada nurodomas organizacijos pavadinimas, faktinė ir teisėta vieta, kontaktai, svetainė, el. Pašto adresas, logotipas ir kita informacija apie organizaciją. Verslo raidžių paraštės: apačioje, viršuje, dešinėje ir kairėje yra standartiniai dydžiai. Kairioji paraštė yra 3 cm, nes visi dokumentai siunčiami į bylą. Dešinioji paraštė - 1,5 cm. Viršutinė ir apatinė įtrauka: 1 cm.
Kiekvienas verslo laiškas prasideda trumpa ir patrauklia antrašte viduryje. Pavadinimas tikrai atskleis teksto turinį. Verslo laiško antraštėje yra: gaunančios įmonės pavadinimas su visu vardu, taip pat gavėjo asmens pozicija (viršutiniame dešiniajame kampe). Viršutiniame kairiajame kampe po antrašte nurodoma registracijos (siunčiamo) laiško numeris ir data. Jei verslo laiškas rašomas kaip atsakymo laiškas, turėtumėte nurodyti, į kurį dokumentą šis laiškas atsako. Verslo laiško antraštė nurodoma po dokumento datos ir numerio. Laiško pabaigoje nurodomas siuntėjo parašas. Taip pat turi būti parašytas visas vardas ir pavardė bei pareigos.
Jei laiške yra kokių nors finansinių duomenų apie įmonę, tai apačioje turi būti ir vyriausiojo buhalterio parašas. Parašų tvarka tokia: pirma, generalinio direktoriaus parašas, o po juo - vyriausiasis buhalteris. Taip pat laiško pabaigoje prie parašo uždedamas oficialus organizacijos antspaudas. „Times New Roman“12-as dydis ir vienas tarpas yra oficialios verslo korespondencijos standartas. Verslo laišką, kuris yra rimtas pasiūlymas, įprasta siųsti paštu, o ne faksu ar el. Paštu. Kurjeris asmeniškai pristato laišką vadovui ar sekretoriui. Toks laiškas turi būti pristatytas didelės įmonės voke, kuris atspausdintas tipografiniu metodu. Visa tai sukuria palankų įmonės įvaizdį.
